APLIKASI DOKUMENTASI AKTA DAN LEGALITAS PT. CENTRAL KORPORINDO INTERNASIONAL, TBK

Skripsi & Tugas Akhir Teknik Informatika

DAFTAR ISI

 

HALAMAN JUDUL i

content-only">

HALAMAN PERSETUJUAN ii

HALAMAN PENGESAHAN iii

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN iv

KATA PENGANTAR v

ABSTRAK vi

ABSTRACT vii

DAFTAR ISI viii

DAFTAR GAMBAR xii

DAFTAR TABEL xiv

DAFTAR DIAGRAM xv

DAFTAR SIMBOL xvi

BAB I : PENDAHULUAN 1

1.1 Latar Belakang Masalah 1

1.2 Tujuan Penelitian 3

1.3 Batasan Masalah 4

1.4 Rumusan Masalah 4

1.5 Metodelogi Penelitian 4

1.5.1 Metodelogi Penelitian Yang Digunakan 4

1.5.2 Teknik Pengumpulan Data 5

1.5.2.a    Observasi………………….……………..………..……………………… 5

1.5.2.b  Wawancara…………….…………....…………..…….………………… 5

1.5.2.c    Studi Dokumentasi.….…………………………..………………………. 5

1.5.3 Perancangan Penelitian 6

1.5.3.a Penentuan Masalah……..………………………………………………… 6

1.5.3.b  Pendekatan Problem Solving…..……………….………………. 6

1.5.3.c  Penerapan…………………………….….……….……….………………… 6

1.5.3.d  Hasil Penelitian…………………………..……...………………….. 6

1.5.4 Kerangka Penelitian…………………………..….……….…..……………… 7

1.6 Sistematika Penulisan……………………………………………..……….…………….. 8

BAB II : DASAR TEORI 10

2.1 Pengertian Aplikasi 11

2.2 Microsoft Visual Basic 6.0 12

2.3 Entity Relationship Diagram (ERD) 13

2.4 Data Flow Diagram (DFD) 15

2.5 Level DFD 17

2.5.1 Diagram Konteks…….…………….……………….……………17

2.5.2 Diagram Level Nol 17

2.5.3 Diagram Detail 17

2.6 Data dan Database 18

BAB III : ANALISIS 19

3.1 Analisis Prosedur 19

3.2 Analisis Dokumen 21

3.3 Analisis Kelemahan Sistem 22

3.4 Analisis Kebutuhan Sistem 25

3.4.1 Kebutuhan Perangkat Lunak 26

3.4.2 Kebutuhan Informasi 26

3.4.3 Kebutuhan Pengguna 27

BAB IV : PERANCANGAN 28

4.1 Perancangan Proses 29

4.2 Data Flow Diagram (DFD) 31

4.2.1 Diagram Level Konteks 31

4.2.2 Diagram Level Nol 32

4.2.3 Diagram Level 1 33

4.3 Database 34

4.4 Desain Sistem 37

4.4.1 Menu Utama Program 38

4.4.2 Menu Entry Data 40

4.4.3 Menu Laporan 45

4.4.3.a   Laporan Akta Notaris 45

4.4.3.b   Laporan Legalitas 46

BAB V : IMPLEMENTASI 50

5.1 Implementasi Sistem 50

5.1.1 Pemilihan dan Pelatihan Personil 50

5.1.2 Pemilihan Hardware dan Software 51

5.1.3 Pemrograman dan Pengetesan Program 52

5.1.3.a   Input 53

5.1.3.b   Proses 53

5.1.3.c   Output 54

5.1.3.d   Pengetesan Sistem 54

5.2 Penggunaan Program 56

BAB VI : PENUTUP 57

6.1 Kesimpulan 57

6.2 Saran – saran 57

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

 

ABSTRAK

Dokumentasi sangat bergantung dengan kecepatan penyimpanan didalam perusahaan, khususnya dalam bidang komunikasi dan informasi. Hal tersebut menjadi dasar pembuatan Skripsi ini dengan dibimbing oleh bapak Uro Abdulrohim,  selaku pembimbing.

Penelitian yang dituangkan dalam Skripsi ini bertujuan untuk mengetahui surat-surat kuasa di dalam aplikasi dokumentasi / filing pada sebuah perusahaan yang bergerak dibidang pertambangan khususnya tambang batu bara dan sawit yang diteliti oleh penulis.

Metode penelitian yang digunakan adalah metode eksperimen, yaitu mendeskripsikan dan membangun suatu situasi atau keadaan terutama yang berkaitan dengan hal-hal yang  mempengaruhi dokumentasi atau pengarsipan yang diperoleh dalam sebuah perusahaan. Setelah melakukan analisis pembahasan masalah, penulis memperoleh kesimpulan bahwa aplikasi yang dibuat berjalan dengan cukup baik.

 

BAB I

PENDAHULUAN

 

 

1.1 Latar Belakang Masalah

Kecepatan dalam proses  dokumentasi sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan, apalagi segala sesuatu yang harus ditangani dengan cepat. Khususnya dalam bidang komunikasi dan informasi. Arus informasinya pun terjadi dalam 3 arah, yaitu untuk melakukan instruksi, memberi laporan dan memberi saran. Dokumentasi akan diperlukan untuk memonitor kinerja peralatan, sistem dan sumber daya manusia. Sehingga dokumentasi sangat diperlukan untuk menghilangkan ketergantungan yang kritis.

Dokumentasi dari beberapa organisasi antara lain:

1) Menurut keperluan perpustakaan khusus, dokumentasi adalah kepustakaan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan perpustakaan khusus.

2) Menurut mikro reproduksi, dokumentasi adalah reproduksi dokumen dalam bentuk lebih kecil (mikro reproduksi) khususnya dalam bentuk microfilm.

3) Menurut hasil seminar dokumentasi, dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumentasi yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi ( Seminar kementrian pada tanggal 28Februari s/d Maret 1957).

4) Menurut FID (Federation Internasional Documentation) dokumentasi adalah pekerjaan pengumpulan, penyusunan, dan penyebarluasan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.

5) Menurut NIDER ( Nederlanse Institutvoor Docomentatie Registratur), dokumentasi adalah member keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan pemberitahuan tentang literature.

Dokumentasi adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan penyimpanan photo. Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan sebagai asas bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan. Arsip kliping surat, photo-photo dan bahan referensinya yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam pers. penyimpanan bahan-bahan desktipsi tertulis dari program komputer. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi (Lidiarum, 2010).

Sebagai perusahaan yang sudah mempunyai banyak anak perusahaan, PT. Central Korporindo Internasional, Tbk. sangat memperhatikan informasi dalam pendokumenan tiap tahunnya. Hal ini terlihat sebanyak data-data yang masuk di tiap pergantiannya. Akta dan legalitas yang terdapat pada dokumen pun selalu menjadi pantauan setiap 5 tahun sekali. Tidak menutup kemungkinan pengumpulan dokumen-dokumen yang dari tiap tahunnya telah di dokumentasikan akan mengalami hambatan yang akan mempersulit proses pendataan dan pembaruan file.

Beberapa perusahaan yang mempunyai lebih banyak pendataan tentunya juga akan melakukan pemantauan untuk penyimpanan data dalam waktu yang berksinambungan. Hal tersebut akan lebih mudah merapikan dokumentasi dalam surat-surat yang terkait dalam perusahaan tersebut. Dengan adanya pendokumentasian akta maka legalitas pun harus dikaitkan. Legalitas adalah suatu pengesahan secara hukum terhadap suatu usaha yang telah diatur sesuai hukum yang berlaku.

Untuk itu, dalam pendataan pendokumentasian diperlukan kemudahan pemasukan dan pengambilan data lama maupun baru. Baik tentang akta maupun legalitas dokumen. Sehingga tidak memakan waktu lama dan mudah dalam proses pencarian.

 

 

1.2 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mempermudah proses pendokumentasian pada data entry akta notaris dan legalitas yang mencakup legalisasi didalamnya, yaitu mengetahui proses dalam pemasukan data yang user friendly, yang mudah dalam pembaruan data dokumen, yang lebih efisien, hemat waktu, dan mudah dalam laporan tahunan.

 

 

1.3 Batasan Masalah

Dalam penelitian ini penulis hanya membatasi pada masalah penginputan data dokumentasi akta-akta notaris serta legalitas yang sudah diperbarui di dalam pendokumentasian atau filing yang harus up to date tiap jangka waktu tahunnya pada PT. Central Korporindo Internasional, Tbk di Banjarmasin. Yang apabila diminta laporannya dapat membuat langsung laporan tersebut tanpa memerlukan waktu yang lama.

 

 

1.3 Rumusan Masalah

Dari uraian latar belakang masalah di atas, dapat disimpulkan rumusan masalah dari penelitian ini yaitu :

Bagaimana proses dalam pemasukan data yang user friendly, yang mudah dalam pembaruan data dokumen, yang lebih efisien, hemat waktu, dan mudah dalam laporan tahunan.

 

 

1.4 Metodelogi Penelitian

1.4.1 Metode Penelitian Yang Digunakan

Penelitian ini menggunakan metode eksperimen, yaitu mendeskripsikan dan membangun suatu situasi atau keadaan terutama yang berkaitan dengan hal-hal yang  mempengaruhi dokumentasi atau pengarsipan pada PT. Central Korporindo Internasional, Tbk, Banjarmasin.

1.4.2 Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini metodelogi yang digunakan melalui wawancara dan survey. Dimana semua data yang diperoleh penulis terjun langsung ke bagian divisi yang informasinya dapat dilihat langsung.

1.5.2.a Observasi

Penulis mengamati alur data yang berjalan kemudian mengumpulkannya sehingga terperoleh hasil observasi yang terdapat pada PT. Central Korporindo Internasional, Tbk di Banjarmasin.

1.5.2.b Wawancara

Penulis melakukan tanya jawab langsung kepada pimpinan divisi yang bersangkutan untuk mendapatkan informasi tentang sistem yang sedang berjalan pada PT. Central Korporindo Internasional, Tbk.

1.5.2.c Studi Dokumentasi

Menganalisis dokumen-dokumen yang dipakai pada sistem yang sedang berjalan seperti mengumpulkan format-format data masuk, data keluar, data laporan, serta data lainnya yang dianggap perlu sebagai dasar untuk merancang yang lebih baik.

 

1.4.3 Perancangan Penelitian

1.5.3.a Penentuan Masalah

  1. Bagaimana agar fleksibel dalam pencatatan arsip / dokumentasiyang masih kurang efisien dan memakan waktu.
  2. Bagaimana agar aplikasi ini dapat mencatat data masuk, keluardan perubahan data dengan akurat.
  3. Bagaimana agar aplikasi ini dapat memberikan informasi yang dapat menampilkan isi dari semua dokumentasi tertentu secara lengkap.

1.5.3.b Pendekatan Problem Solving

Membuat aplikasi dokumentasi akta dan legalitas pada PT. Central Korporindo Internasional, Tbk menggunakan Microsoft dan Database Manajemen Sistem yang dengan Microsoft Access dan dibangun dengan Visual Basic 6.0.

1.5.3.c Penerapan

Aplikasi ini diterapkan pada perusahaan PT. Central Korporindo Internasional, Tbk. Banjarmasin.

1.5.3.d Hasil Penelitian

  1. Pencatatan data dokumendapat dilakukan secara komputerisasi dengan aplikasi akta dan legalitas.
  2. Aplikasi ini dapat mencatat data masuk, pengeditan, dan pencatatan laporan.
  3. Aplikasi ini dapat memberikan informasi dalam pengarsipan dan pengumpulan data yang dikumpulkan dalam setiap 5 tahun sekali.

1.4.4 Kerangka Penelitian

1.5 Sistematika Penulisan

Penyusunan Tugas Akhir ini di bagi menjadi lima bab, dan masing-masing bab dibagi menjadi beberapa subbab. Secara garis besar dapat diuraikan sebagai berikut :

Bab I Pendahuluan

Pada bab ini berisi tentang latar belakang masalah, tujuan penelitian, batasan masalah, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

Bab II Dasar Teori

Pada bab ini menguraikan tentang landasan teori dan masalah yang diambil yaitu : menjelaskan tentang aplikasi, Microsoft Visual Basic, Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow Diagram (DFD), Diagram Konteks dan Diagram Level Nol, dan Database serta teori-teori yang menunjang Tugas Akhir.

Bab III Analisis

Berisi tentang pembahasan data atau informasi yang didapat dari tempat penelitian yakni PT. Central Korporindo Internasional, Tbk.

Bab IV Perancangan

Pada bab ini menyajikan proses flowmap, diagram konteks, DFD (Data Flow Diagram), perancangan data, perancangan arsitektural, perancangan prosedural dan perancangan antarmuka, membuat rancangan input/output.

Bab V Penutup

Berisi tentang pemaparan kesimpulan-kesimpulan yang berdasarkan analisis data dan pembahasan masalah yang telah dilakukan serta saran-saran yang ditujukan kepada pihak-pihak terkait dalam penulisan Tugas Akhir.

BAB II

DASAR TEORI 

Dalam penulisan Skripsi ini, penulis akan memberikan beberapa pengertian yang berhubungan dengan judul penelitian yang diajukan, karena tanpa pengertian yang jelas akan menyebabkan informasi yang disajikan tidak sesuai dengan yang diharapkan.

Menurut Darwin Sitompul, 1994, dikatakan bahwa:

“Perkembangan dunia komputer semakin lama semakin berkembang dengan pesat serta mendorong setiap individu maupun kelompok harus menerapkannya dalam segala bidang, perkembangan tersebut dapat menimbulkan hal yang positif dan juga hal yang negatif. Penggunaan antivirus bagi pengguna Windows adalah sebuah kewajiban yang tidak ingin direpotkan dengan virus komputer yang dapat menyebabkan data hilang, komputer menjadi lambat dan juga dampak-dampak lainnya.”

Mencegah lebih baik dari pada mengobati. Pepatah ini ternyata berlaku juga di dunia komputer. Dari pada mengeluarkan biaya besar untuk mengobati komputer, lebih baik sedini mungkin melakukan pengamanan yang dapat menjauhkan komputer dari serangan virus.

2.1 Pengertian Aplikasi

Ada banyak pengertian mengenai aplikasi oleh para ahli dalam situs http://www.ilmukomputer.com/ yaitu :

  1. Aplikasi adalah satu unit perangkat lunak yang dibuat untuk melayani kebutuhan akan beberapa aktivitas (Buyens, 2001).
  2. Aplikasi adalah sistem lengkap yang mengerjakan tugas spesifik (Post, 1999).
  3. Aplikasi basis data terdiri atas sekumpulan menu, formulir, laporan dan program yang memenuhi kebutuhan suatu fungsional unit bisnis/organisasi/instansi (Kroenke, 1990).

 

Dari banyak pengertian tentang aplikasi dapat disimpulkan bahwa aplikasi adalah sebuah program komputer yang dibuat untuk menolong manusia atau pengguna dalam melaksanakan tugas tertentu. Aplikasi software yang dirancang untuk penggunaan praktisi khusus. Klasifikasi aplikasi dapat dibagi menjadi 2 (dua) yaitu :

  1. Aplikasi softwarespesialis, program dengan dokumentasi tergabung yang dirancang untuk menjalankan tugas tertentu.
  2. Aplikasi paket, dengan dokumentasi tergabung yang dirancang untuk jenis masalah tertentu.

Macam-macam data yang digunakan untuk membuat aplikasi adalah:

  1. Data Sumber (source data), ialah fakta yang disimpan di dalam basis data, misalnya: nama, tempat lahir, tanggal lahir, dan lain-lain.
  2.  Meta Data, digunakan untuk menjelaskan struktur dari basis data, type dan format penyimpanan data item dan berbagai pembatas (constraint) pada data.
  3. Data Dictionaryatau Data Repository, digunakan untuk menyimpan informasi katalog skema dan pembatas serta data lain seperti: pembakuan, deskripsi program aplikasi dan informasi pemakai.
  4. Overhead Data, berisi linked list, indeks dan struktur data lain yang digunakan untuk menyajikan relationship record.

2.2 Microsoft Visual Basic 6.0 

Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat aplikasi Windows yang berbasis GUI (Graphical User Interface). Visual Basic merupakan event-driven programming yang berasal dari BASIC, artinya program menunggu sampai adanya respon dari user berupa event/kejadian tertentu (tombol diklik, menu dipilih, dan lain-lain). Ketika event terdeteksi, event yang berhubungan akan melakukan aksi sesuai dengan kode yang diberikan. (http://fay-blinkz.webnode.com/vebe/ diakses tanggal 26 Mei 2011).

Bahasa Basic pada dasarnya adalah bahasa yang mudah dimengerti sehingga pemrograman di dalam bahasa Basic dapat dengan mudah dilakukan meskipun oleh orang yang baru belajar membuat program. Hal ini lebih mudah lagi setelah hadirnya Microsoft Visual Basic yang dibangun dari ide untuk membuat bahasa yang sederhana dan mudah dalam pembuatan scriptnya (simple scripting language) untuk graphic user interface yang dikembangkan dalam sistem operasi Microsoft Windows (http://fay-blinkz.webnode.com/vebe/ diakses tanggal 26 Mei 2011).

Dengan kemampuan yang ditampilkan Visual Basic tersebut memudahkan pengguna atau user mengoperasikan aplikasi yang sudah dibuat khusus untuk suatu pengumpulan data yang akan diinput.

2.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram adalah diagram yang menggambarkan hubungan antar penyimpanan/data store yang terdapat pada DFD. Dalam ERD digunakan simbol-simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data. Dibawah ini beberapa simbol umum yang digunakan dalam perancangan ERD :

  1. Entity

Entity dapat berupa suatu elemen lingkungan, sumber daya, atau transaksi yang begitu pentingnya bagi perusahaan sehingga di dokumentasikan dengan data jenis entitas simbol persegi panjang.

Gambar 1. Simbol Jenis Entitas (Entity)

  1. Hubungan

Hubungan adalah suatu asosiasi yang ada antara dua jenis entitas. Hubungan digambarkan dengan bentuk belah ketupat. Tiap belah ketupat diberi label kata kerja.

 

 

 

Gambar 2. Simbol Hubungan ( Relationship )

 

  1. Atribut

Atribut adalah karakteristik dari suatu entitas. Atribut-atribut tersebut sebenarnya adalah elemen-elemen data dan masing-masing diberikan satu nilai tunggal, yang disebut nilai atribut digambarkan dalam bentuk elips.

   

Gambar 3. Simbol atribut

2.4 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut. Terdiri dari empat simbol-simbol DFD (Sumber : Metodologi Pengembangan Sistem Informasi, 1998. Leman, PT Elex Media Komputindo, Jakarta Pengantar Sistem Informasi Bisnis, 1995. Lani Sidarta, PT Elex Media Komputindo, Jakarta), yaitu :

  1. Elemen-elemen lingkungan.

Elemen-elemen lingkungan berada diluar batas sistem. Elemen-elemen menyediakan bagi sistem input data dan menerima output data sistem pada DFD, tidak dibuat perbedaan antara data dan informasi. Semua arus dipandang sebagai data. Nama Terminator digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen lingkungan, yang menandai titik-titik berakhirnya sistem. Terminator digambarkan dalam DFD dengan suatu kotak atau segi empat. Tiap simbol terminator diberi label nama elemen lingkungan.

 

Gambar 4. Simbol Terminator

 

  1. Proses

Proses adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses dapat digambar dengan lingkaran. Tiap simbol proses diidentifikasikan dengan label. Teknik pembuatan label yang paling umum adalah dengan menggunakan kata kerja dan objek, tetapi anda dapat juga menggunakan nama sistem atau program komputer.

 

 

Gambar 5. Simbol Proses

  1. Arus Data

Arus data terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara logis yang bergerak dari satu titik atau proses ke titik atau proses yang lain. Tanda panah digunakan untuk menggambarkan arus itu. Panah tersebut dapat digambar sebagai garis lurus atau garis lengkung.

Gambar 6. Simbol Arus Data (Data Flow)

  1. Penyimpanan data

Jika anda perlu dipertahankan karena suatu sebab, maka digunakan penyimpanan data. Dalam istilah DFD, penyimpanan data ( data store ) adalah suatu penampungan. Data store digambarkan dengan garis sejajar.

Gambar 7. Simbol Penyimpanan Data (Data Store)

2.5 Level DFD

Desain sistem yang akan diajukan tidak mengubah dari sistem yang telah ada. Tetapi desain sistem yang baru akan lebih difokuskan pada penggunaan database. Sehingga laporan-laporan yang akan dihasilkan nantinya dapat bersifat update dan dapat dibuat secara otomatis.

2.5.1 Diagram Konteks

Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem.

2.5.2 Diagram Level Nol

Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks.

2.5.3 Diagram Detail

Diagram detail adalah diagram yang memungkinkan proses yang ada di diagram nol dengan lebih diperinci lagi.

 

2.6 Data dan Database

Setiap penelitian memerlukan data sebagai bahan analisa. Data dikumpulkan sebanyak-banyaknya dengan tujuan memperoleh suatu informasi. Data merupakan kumpulan fakta yang dipakai untuk keperluan suatu analisa. Data adalah keterangan mengenai sesuatu hal yang sudah sering terjadi dan berupa himpunan fakta, angka, grafik, tabel, gambar, lambang, kata, huruf-huruf yang menyatakan sesuatu pemikiran, objek, serta kondisi dan situasi (Nuzulla Agustina). Sedangkan database merupakan sekumpulan data yang terintegrasi yang diorganisasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai untuk keperluan organisasi, yang mempunyai beberapa elemen penting.

Database (basis data) adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program computer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. (http://id.wikipedia.org/wiki/Basis_data)

BAB III

ANALISIS

 

 

Analisis sistem merupakan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang berjalan, yang digunakan secara manual. Definisi analisis sistem sendiri adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.

 

3.1 Analisis Prosedur

Analisis prosedur merupakan serangkaian proses yang harus dijalankan dengan cara yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau suatu instansi sebelum adanya sistem yang baru. Adapun analisis sistem yang sedang berjalan pada PT. Central Korporindo Internasional, Tbk di Banjarmasin adalah sebagai berikut.

 

 

Notaris Legal Pimpinan

 

Y

Y

N

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 8 : Flowmap Berjalan Data Akta Notaris dan Legalitas

Keterangan :

1. Prosedur  Data Akta Notaris dan Legalitas

  1. Data akta notaris dan legalitas yang dibuat oleh notaris akan di cek kelengkapannya oleh divisi Legal untuk di masukkan kedalam listdokumen pertama apabila didalam akta notaris dan legalitas sudah lengkap, tetapi apabila belum maka akan di cek kembali kepada bagian notaris untuk diminta kelengkapan surat-surat yang tertera didalamnya dengan tepat.
  2. Kemudian akan dimasukkan lagi ke dalam listdokumen kedua pada divisi Legal yang akan menjadi data pembaruan tiap lima tahun yang diarsipkan dan harus dimasukkan ke dalam database yang sudah disediakan oleh divisi tersebut.
  3. Setelah dimasukkan ke dalam database maka akan disusun dan dibuatkan laporan lengkap untuk diserahkan kepada pimpinan oleh bagian divisi Legal untuk ditandatangani.

 

3.2 Analisis Dokumen

Dari hasil penelitian yang dilakukan pada aplikasi dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dapat diperoleh :

  1. Dokumen inputan, yang meliputi data akta notaris dan legalitas.
  2. Dokumen keluaran, data yang dihasilkan dalam aplikasi dengan menggunakan Visual Basic 6.0 ini adalah :

 

 

  1. Laporan Akta Notaris
  2. Laporan Legalisasi SIUP
  3. Laporan Tanda Daftar Perusahaan PT
  4. Laporan Surat Keterangan Tempat Usaha
  5. Laporan Surat Keterangan Terdapat Pajak
  6. Laporan Surat Izin Usaha Perdagangan Besar
  7. Laporan Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak

 

3.3 Analisis Kelemahan Sistem

Tujuan dari analisis dan evaluasi terhadap pengolahan sistem yang sedang berjalan pada PT. Central Korporindo Internasional, Tbk di Banjarmasin adalah dalam hal proses penyampaian pembaharuan data yang masih belum terkumpul semua kelengkapannya, maka dapat disimpulkan bahwa kekurangan dalam prosedur yang sedang berjalan yaitu :

  1. Pengolahan data dilakukan dengan cara manual sehingga dalam pembuatan laporan hasil kurang lengkap dan teliti.
  2. Cara mengisi data dan laporan yang dihasilkan kurang tepat, cepat dan teliti sehingga menyulitkan dalam pencarian data dalam pembuatan laporan.

Melihat kenyataan tersebut, maka penulis akan memberikan solusi untuk pengembangan sistem yang ada di PT. Central Korporindo Internasional, Tbk tersebut dengan membuat aplikasi berbasis Visual Basic 6.0. Maka solusi yang penulis usulkan yaitu :

  1. Sistem pengolahan data dilakukan dengan cata memasukkan data akta notaris dan legalitas secara terkomputerisasi sehingga pembuatan laporan akan lebih tepat dan teliti.
  2. Sistem pengisian data dilakukan dengan cara terkomputerisasi sehingga akan lebih cepat dan tepat serta memudahkan dalam pencarian data dan pembuatan laporan.

Berikut adalah hasil analisis permasalahan yang dapat dijelaskan dengan PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service) yaitu :

  1. Kinerja (Performance)

Pencatatan yang dilakukan pada sistem yang berjalan memakan waktu lebih lama karena melihat banyaknya data sehingga dikhawatirkan akan menimbulkan kesalahan sehingga menyulitkan dalam pencarian data yang berdampak pada penurunan kinerja. Sedangkan dengan sistem yang terkomputerisasi proses pencatatan tidak memakan waktu yang lama karena telah tersedianya form input yang disediakan oleh aplikasi. Untuk pencarian data juga tidak memakan waktu yang lama karena sudah tersimpan oleh database dan dapat dicari dengan cepat.

 

  1. Informasi (Information)

Informasi mengenai laporan akta notaris dan legalitas sangat banyak sehingga terjadi keterlambatan dalam pengumpulan informasi. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat karena sudah memiliki database didalam aplikasi.

  1. Ekonomi (Economy)

Dalam pembuatan laporan akta notaris dan legalitas dibutuhkan biaya untuk mencetak laporan berupa kertas dan tinta sehingga uang yang dikeluarkan menjadi bahan perhitungan. Dengan sistem yang terkomputerisasi diharapkan pengurangan terhadap kertas dan tinta yang digunakan karena dengan aplikasi saat laporan dibuat akan menampilkan laporan yang sudah siap.

  1. Keamanan (Control)

Dalam sistem yang berjalan tidak ada pengawasan apabila terjadi kesalahan dalam pencatatan dan pembuatan laporan pertanggungjawaban. Kemungkinan terjadi manipulasi data karena tidak adanya password atau otentikasi pengguna terhadap semua berkas yang telah dibuat. Dengan sistem yang terkomputerisasi dibuat password untuk keamanan data sehingga tidak terjadi manipulasi data.

  1. Efisiensi (Effisciency)

Dalam sistem yang berjalan user atau pengguna membutuhkan waktu pengerjaan yang lama karena masih menggunakan pencatatan manual sehingga tingkat efisiensi masih kurang. Begitupun dengan pembuatan laporan membutuhkan byk kertas sehingga menurunkan efisiensi sumber daya. Dengan adanya usulan yang terkomputerisasi dapat mempercepat pengolahan data tanpa harus membutuhkan waktu yang banyak.

  1. Pelayanan (Service)

Pada sistem yang berjalan tidak ada mekanisme pemeriksaan berkas yang mengalami duplikasi, sedangkan dengan sistem yang terkomputerisasi dapat dilihat melalui tampilan laporan yang dihasilkan.

 

3.4 Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru yang akan diterapkan sesuai dengan kebutuhan pada PT. Central Korporindo Internasional, Tbk di Banjarmasin. Fungsi dari sistem ini adalah untuk membantu pihak perusahaan dalam mengelola data akta notaris dan legalitas dokumen.

 

 

  • Kebutuhan Perangkat Lunak

Kebutuhan perangkat lunak untuk menunjang pembuatan aplikasi pada PT. Central Korporindo Internasional, Tbk di Banjarmasin ini antara lain :

  1. Sistem operasi berbasiskan windows 7
  2. Tempat penyimpanan database menggunakan Microsoft Access 2007
  3. Visual Basic.Net sebagai penunjang pembuatan aplikasi dalam bahasa pemprograman.

 

  • Kebutuhan Informasi

Kebutuan informasi yang akan disajikan untuk memenuhi kebutuhan dalam implementasi aplikasi pada PT. Central Korporindo Internasional, Tbk di Banjarmasin ini antara lain :

  1. Kebutuhan Masukan (Input)

Kebutuhan masukan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan dalam implementasi antara lain sebagai berikut.

  • Data berupa username dan password yang diperlukan untuk user saat login ke dalam aplikasi agar tidak terjadi dalam memanipulasi data.
  • Data pemakai administrator atau bagian pengguna khususnya bagian legalitas sudah memiliki akses untuk
  1. Kebutuhan Proses

Proses yang akan dibangun dalam aplikasi ini antara lain :

  • Dalam proses pemasukkan data user, admin memasukkan data secara lengkap dan sesuai data yang ada.
  • Proses pemasukkan data meliputi data akta notaris dan legalitas.
  1. Kebutuhan Keluaran (Output)

Keluaran dari aplikasi berupa laporan akta notaris dan legalitas yang sudah lengkap.

 

  • Kebutuhan Pengguna

Aplikasi yang akan dibangun nantinya digunakan oleh bagian divisi Legalitas pada PT. Central Korporindo Internasional, Tbk di Banjarmasin.

 

DOWNLOAD SELENGKAPNYA DISINI

Tinggalkan Balasan

Back to top button